Implementatie integrale toegangspas binnen de gemeente Amsterdam
Klantvraag
Gemeente Amsterdam is georganiseerd in verschillende diensten, bedrijven en stadsdelen. Deze organisaties zijn verspreid over de stad gehuisvest. Ieder gebouw is uitgerust met een eigen toegangssysteem. Om toegang tot verschillende gebouwen te krijgen dienen ambtenaren gebruik te maken van verschillen toegangspassen. Dit geldt ook voor de bezoekers. De gemeente Amsterdam onderkent dat dit systeem kostbaar en niet gebruiksvriendelijk is. Met de introductie van een universele toegangspas wil de gemeente hier een einde aan maken. Een nieuwe pas dient ook veiliger te zijn dan de bestaande toegangspassen en multifunctioneel in gebruik. Denk hierbij aan toegang tot flexibele werkplekken, printers of het verrichten van betalingen in bedrijfskantines.
Het project dient een drieledig doel:
1) de toegang voor ambtenaren en bezoekers tot gebouwen, werkplekken en facilitaire diensten te vergemakkelijken;
2) een veilig toegangcontrole systeem waarin beheer en uitgifte van toegangspassen wordt geborgd;
3) kosten besparen.
Werkwijze
De doelstelling is bereikt met de organisatie van een klein multifunctioneel en toegewijd projectteam. Daarnaast was een klankbordgroep opgezet waar in totaal 14 interne partijen participeerden. De aanpak richtte zich op het zoveel mogelijk handhaven van de bestaande infrastructuur en het laten aansluiten van steeds meer gebouwen op de nieuwe toegangskaart. Met het stadhuis van Amsterdam als pilot. Daarnaast diende een nieuw card management systeem aangeschaft te worden, gericht op centraal beheer en decentrale uitgifte. Dit complexe project was binnen de gemeente Amsterdam volledig vastgelopen. Van de Bunt heeft dit proces vlot kunnen trekken door met een nieuw projectteam en een gerevitaliseerde klankbordgroep concrete resultaten te boeken. Het projectteam is in deze periode dusdanig gecoached en begeleid dat ieder teamlid zijn eigen rol en verantwoordelijkheid kon waarmaken om dit project succesvol af te ronden.
Resultaat
Gedurende het project groeide het zelfvertrouwen van de teamleden om aan de hand van een helder projectplan en taakverdeling deze complexe en technische materie stap voor stap tot een goed einde te brengen. Het projectteam bleek in staat om met een technisch ontwerp, een sluitende projectbegroting, goedgekeurde adviesaanvragen van de verschillende OR’en en een bestek dat voldeed aan de wensen van de klankbordgroep, de aanbesteding vol vertrouwen tot een goed einde brengen. Het stadhuis van de gemeente Amsterdam start in de tweede helft van 2010 met de invoering van deze nieuwe toegangspas.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
