Systemisch kijken en ontwerpen van sturingsspel

Een hoog College van Staat vroeg Van de Bunt Adviseurs om de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de nieuwe topstructuur onder de loep te nemen. Doel was om verantwoordelijkheden laag in de organisatie te beleggen en duidelijkheid te scheppen over wie in de topstructuur waar van is en wie welke besluiten neemt.

Hoe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een organisatie verdeeld worden, is bij uitstek een organisatievraagstuk dat vraagt om een systemische blik. Een systemische blik wil zeggen dat primair gekeken wordt hoe organisatiestructuren de handelingen van individuen beïnvloeden. De gedachte hierachter is dat de organisatiestructuren, zoals de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, meer het gedrag van individuen bepalen dan hun afzonderlijke eigenschappen. Een systemische blik is er dus op gericht om, aan de hand van de organisatiestructuren en waargenomen dynamiek, de systeemlogica te doorgronden.

Op basis van de waargenomen systeemlogica in de topstructuur is het sturingsspel met bijbehorende spelregels vormgegeven. Het sturingsspel en de bijbehorende spelregels scheppen duidelijkheid over wie wanneer elkaar dienen op te zoeken, hoe afstemming en prioritering plaatsvinden en wanneer besluiten naar boven toe worden geëscaleerd. Het sturingsspel gaat kortom niet over de scheidslijnen van taken en bevoegdheden, maar over de wijze waarop de medewerkers elkaar opzoeken en hoe ze vraagstukken het hoofd bieden. Het sturingsspel helpt om legitieme spanningen die voortkomen uit de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet principieel te benaderen, maar praktisch op te lossen.

Het sturingsspel en de spelregels zijn in een doorlevingsconferentie met alle betrokkenen uitgewerkt en getoetst aan de hand van casussen uit de praktijk. De doorlevingsconferentie droeg eraan bij dat betrokkenen in dialoog de spelregels uitkristalliseerden. Dat ze gevoel kregen voor hoe en wanneer ze elkaar moeten opzoeken en waar ze terecht kunnen als ze er samen niet uitkomen.